„Zeitfresser“ im Unternehmensmanagement

Der Bürokratiekostenindex (BKI) hat die Aufgabe, die bürokratische Belastung für Unternehmen greifbar zu machen und auszuwerten. Laut diesem ist die Regelungsdichte in den vergangenen Jahren stark angestiegen, was einen Zuwachs an Informationspflichten für Unternehmen widerspiegelt: Kurz gesagt: Bürokratie ist nach wie vor eine der großen Schwächen. Neben der Buchhaltung und der Abwicklung rechtlicher Vorgänge kosten die folgenden Vorgänge Unternehmen im Management besonders viel Zeit:

• Manuelle Prozesse: Viele Vorgänge in der Buchhaltung können heute digitalisiert erledigt werden. Und dennoch finden sich in deutschen Unternehmen riesige Papierstapel. Dieser Aufwand nimmt unnötig viel Zeit und Geld in Anspruch und sorgt für Überlastungen in der Buchhaltung.
• Keine Vereinheitlichung: Die Vereinheitlichung von Datenstandards zur internen und externen Kommunikation sowie die Nutzung eines standardisierten Kontenrahmens wie SKR 04 hilft Unternehmen dabei, lange Kommunikationswege zu vermeiden.
• Mangelhafte Planung und Kommunikation: Mehrere Studien zeigen, dass mangelnde Planung und Kommunikation zu einer geringeren Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit führen. Die Nutzung digitaler Tools und Programme muss Einzug finden, um die Planung in allen Unternehmensbereichen voranzubringen.

Wie bei vielen Umstrukturierungsthemen, fragen sich Unternehmen hinsichtlich der Digitalisierung oft, wo es anzufangen und wo aufzuhören gilt. Nachfolgend geben wir eine Übersicht über einige Tipps, die sich schnell und ohne hohen personellen und finanziellen Aufwand umsetzen lassen.

Digitalisierung im Management: Sofort umsetzbare Tipps für Unternehmen.

Das Management hält jedes Unternehmen im Hintergrund zusammen. Ist dieses ineffektiv, wirkt sich das auf alle Abteilungen im Betrieb negativ aus. Unternehmen müssen in Zeiten von Personal- und Fachkräftemangel handeln, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Mitarbeiter in der Verwaltung zu entlasten.

Etablierung digitaler Kommunikationstools

Unter Kommunikationstools versteht man allgemein Softwarelösungen, welche Unternehmen eine interne und externe Kommunikation auf einfachem Wege ermöglicht. Sie ersetzen unübersichtliche E-Mail und Schriftverkehr, wenn die Schriftform nicht aus rechtlichen Aspekten wichtig ist. Durch digitale Kommunikationstools kann schneller, häufiger und besser kommuniziert und Abläufe vereinfacht werden.

Kommunikationssoftware ermöglicht Unternehmen zudem nicht nur das Versenden von Kurznachrichten und Dateien, sondern bietet in der Regel auch Features wie Projektplanung mit externen Firmen, eine Übersicht über Aufgaben und die Organisation innerhalb bestimmter Gruppen. Für jedes Unternehmen gibt es passende Kommunikationstools. Steht in erster Linie der Austausch von Nachrichten intern und extern im Vordergrund, ist das beispielsweise Slack oder Google Workspace, während die Software ASANA eine reibungslose Projektzusammenarbeit ermöglicht.

Standardisierung und Automatisierung der Buchhaltung

In einer modernen Buchhaltung sollte mit einem standardisierten Kontenrahmen wie SKR 04 oder SKR 03 gearbeitet werden, um Prozesse zu vereinfachen. Zudem trägt die Automatisierung von Zuordnungen, Belegversand und Angebotserstellung auch zur Fehlerminimierung bei. Setzen Sie in der Buchhaltung auf ein ganzheitliches System, das Belege automatisiert zuordnet und alle wichtigen Funktionen beinhaltet. Dazu zählen unter anderem die Rechnungserstellung, das Mahnwesen oder auch die Buchung sämtlicher Eingangsbelege.

Repetitive Aufgaben erkennen und automatisieren

Robotic Process Automation (RPA) findet in den vergangenen Jahren in immer mehr Unternehmen Anwendung und darf auf keinen Fall vernachlässigt werden. Hierbei geht es im Wesentlichen um die Automatisierung von computerbasierten Aufgaben, die einem Ablauf folgen. Folgt die Tätigkeit immer wieder einem gleichen System, kann ein Bot so programmiert werden, dass er Ihnen diese Aufgabe in Zukunft abnimmt. Zahlreiche Unternehmen haben sich auf diese Aufgabe spezialisiert.

Mögliche Anwendungsbereiche sind beispielsweise die Erstellung von Finanzberichten, das Ausfüllen von Formularen oder die Verarbeitung und Sortierung von E-Mails. Durch die automatisierte Verarbeitung großer Datenmengen erreichen Unternehmen nicht nur eine verbesserte Datenqualität, sondern können auch ausgiebigere Analysen durchführen.

Meetings verkürzen und besser planen

Unproduktive Meetings reißen Mitarbeiter aus der Arbeit und kosten eine Menge Zeit. Zudem wird keiner klaren Agenda gefolgt, es wird sich mit Abschweifungen vom Thema aufgehalten und die Zusammenkünfte haben kein klar definiertes Ziel. Aus Schätzungen geht hervor, dass ein Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitenden im Jahr etwa 57 Millionen Euro durch unproduktive Meetings verliert.

Konstruktive Besprechungen müssen ein klares Endziel sowie ein zeitliches Limit haben, mit welchem alle Mitarbeiter einverstanden sind. Zudem sollte es eine Agenda geben, die abgearbeitet wird. Überlegen Sie zudem, ob ein Meeting notwendig ist, oder ob auch eine kurze Nachricht reicht.

Tipp: Meetings müssen heute standortunabhängig sein. Die Nutzung von Videokonferenzplattformen ist die beste Methode, um alle Mitarbeiter einzubinden.